Umowa spółki z o.o. – akt notarialny i przepisy ogólne

1. Umowa spółki z o.o. (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) – wstęp
2. Umowa spółki z o.o. – akt notarialny i przepisy ogólne
3. Lista wspólników
4. Przedmiot działalności
5. Organy Spółki
6. Zgromadzenie wspólników
7. Zarząd spółki
8. Rada nadzorcza
9. Kapitał spółki
10. Gospodarka spółki
11. Podział zysku
12. Rozwiązanie i likwidacja
13. Przepisy końcowe
14. Wzór umowy spółki z o.o. (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością)

W tym artykule omówimy w jaki sposób przygotować umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Na co w szczególności zwrócić uwagę w przypadku powoływania spółki z o.o. Jak sprecyzować poszczególne elementy umowy tak, aby w przyszłości uniknąć nieporozumień pomiędzy wspólnikami oraz określić ich wzajemne obowiązki oraz obowiązku względem spółki.

Umowa spółki w formie aktu notarialnego

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego. Bez zachowania formy aktu notarialnego umowa jest nieważna i nie można na jej podstawie zawiązać spółki prawa handlowego. Umowa zawarta bez formy aktu notarialnego nie powoduje też powstania spółki w organizacji. Spółka w organizacji może działać w obrocie gospodarczy i zawierać umowy.

Z racji tego że umowa jest przygotowana w formie aktu notarialnego, notariusz u którego jest wykonywana czynność prawna dodaje na samym wstępie dokumentu informacje takie jak:

• Akt Notarialny – określający formę prawną,
• datę,
• miejsce oraz określenie nazwy kancelarii, która odpowiada za przygotowanie dokumentu,
• określenie osób, które stawiły się w kancelarii przez imię, nazwisko, określenie cechy bycia synem lub córką określonej osoby, adres zamieszkania, numer PESEL oraz rodzaj dowodu i jego serię przy pomocy, której dana osoba stwierdziła swoją tożsamość.

Przykład:

Akt Notarialny

Dnia 21.11.2018 r. (dnia dwudziestego pierwszego listopada dwa tysiące osiemnastego roku) w Kancelarii Notarialnej Adam Kowalski notariusz w Warszawie stawili się:

1. Przemysław Nowak syn Zygmunta Nowaka zamieszkały w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 22/34, PESEL 89040311932, legitymujący się dowodem osobistym seria ATX458712,
2. Helena Iksińska córka Mariana Iksińskiego zamieszkała w Warszawie przy ul. Gdyńskiej 45/56, PESEL 88021387934, legitymująca się dowodem osobistym seria TXA678091.
3. John Smith syn Rogera Smith’a zamieszkały w Londynie, Wielka Brytania przy Baker Street 96/135, legitymujący się paszportem o numerze 925665416

Przepisy ogólne umowy spółki

W następnej części następuje stwierdzenie, że dany dokument jest umową spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. I definiowane są przepisy ogólne dotyczące spółki oraz wspólników. Określa się w niej takie elementy jak:

• firma spółki (nazwa spółki – firma w języku prawniczym jest indywidualny określeniem przedsiębiorstwa, w języku potocznym to zbiór wszystkich praw majątkowych przedsiębiorstwa oraz przedsiębiorstwo samo w sobie),
• nazwa skrócona,
• siedziba,
• czas na jaki związana jest spółka,
• terytorium działania spółki,
• cele jakie są postawione przed spółką, zarządem oraz wspólnikami.

Przykład:

§ 1

Przepisy ogólne

1. Firma spółki brzmi: ABC Trading spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
2. Nazwa skrócona spółki brzmi: ABC Trading spółka z o.o. lub ABC Trading sp. z o.o.
3. Spółka może używać wyróżniającego ją znaku graficznego.
4. Siedzibą spółki jest Warszawa.
5. W danym momencie biuro spółki znajduje się w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 166.
6. Spółka została zawiązana na czas nieokreślony.
7. Firma działa na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami.
8. Celem spółki jest zapewnienie wspólnikom długofalowego wzrostu wartości spółki. Wspólnicy, zarząd, rada nadzorcza i inne osoby powiązane lub zatrudnione przez spółkę mają dokładać najwyższej staranności w celu realizowania tych celów.
9. W dalszej części umowy spółka ABC Trading spółka z ograniczoną odpowiedzialnością związywana niniejszą umową będzie określana jako spółka

Warto zwrócić uwagę na § 1 pkt. 8, który określa cele spółki. Cel jest tutaj dosyć szeroko ujęty ponieważ długofalowy wzrost wartości spółki nie ogranicza w działaniach zarządu, rady nadzorczej i innych osób. Jest to dobra praktyka ponieważ pozwala spółce na pozyskiwanie majątku na różne sposoby. Mogą to być zarówno działania główne jak i działalność finansowa.

Drugim elementem wartym uwagi w tym punkcie jest użycie stwierdzenia “wartość spółki”. Wartość spółki może rosnąć także w przypadku kiedy przedsiębiorstwo nie wykazuje zysku. W przypadku firm technologicznych i start-upów wartością jest wzrost obrotu lub opanowanie znacznej części rynku, na którym działa firma. Pomimo, że spółka nie wykazuje zysku ponieważ całość pozyskanych dochodóœ jest reinwestowana w rozwój – wartość spółki rośnie.

W wielu umowach punkt ten jest rozszerzany o stwierdzenie “poprzez prowadzenie działalności gospodarczej”. W mojej opinii jest to element zbędny i wręcz szkodliwy ponieważ utrudnia zarządzanie spółką. Co więcej może on komplikować sytuację jeśli wzrost wartości spółki miałby się odbyć poprzez nietypowe rozwiązania prawne i finansowe. Takim rozwiązaniem może być przeniesienie części aktywów przedsiębiorstwa w inny reżim prawny np. Malta (bardzo popularna dla firm zajmujących się kryptowalutami) poprzez zawiązanie spółki córki. Część wspólników mogłaby wtedy kwestionować zasadność takich działań ponieważ utrudniałoby to sprawowanie nadzoru właścicielskiego nad spółką. W celu zmiany zarządu spółki córki konieczne by było wymuszenie na zarządzie spółki matki takiej decyzji. W przypadku konfliktu pomiędzy częścią wspólników, a zarządem musieliby oni go odwołać i liczyć, że podejmie decyzje zgodne z ich zamysłem.

W celu uregulowania tego można dodać przepis określający dodatkowe możliwości spółki dotyczące budowy grup kapitałowych.

Spółka może z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa otwierać i prowadzić w kraju i za granicą swoje oddziały, filie, przedstawicielstwa oraz inne jednostki organizacyjne, nabywać udziały lub akcje w innych podmiotach, jak również nabywać zorganizowane przedsiębiorstwa lub ich części, przystępować do organizacji gospodarczych w kraju i za granicą.

Przepis ten określa expressis verbis takie możliwości dla zarządu dzięki czemu możemy uniknąć problemów z zarządzaniem spółką. Potwierdzenie takiej możliwości gwarantuje zarządowi bezpieczeństwo prawne oraz określa jasno że wspólnicy godzą się na takie działania.

W innych przykładach można znaleźć sformułowania stwierdzające, że “spółka prowadzi działalność na podstawie Kodeksu handlowego oraz aktualnie obowiązujących przepisów prawnych”. Uważam że użycie takiego sformułowania jest pleonazmem (masło maślane) ponieważ wynika to bezpośrednio z treści przepisów KSH oraz pozostałych przepisów prawnych.